Melhores textos: Dicas para reuniões eficientes

Para ganhar eficiência, as empresas estão contratando condutores de reuniões. Acredite, dá para aprender alguma coisa com eles
Ana Paula Kuntz (undefined) 09/02/2010 - http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/dicas-reunioes-eficientes-532218.shtml
Crédito: Tato Araújo
Para combater reuniões improdutivas, empresas como Pão de Açúcar, Colgate e KPMG estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Com conhecimento específico em liderar discussões e técnicas de gestão do tempo, esse profissional é o responsável por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber da pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas.
“Meu papel passa a ser gerenciar a discussão e levar os participantes a um consenso”, diz o engenheiro Cid Vianna, de 45 anos, supervisor- geral de manutenção da Atlas Schindler, fabricante de elevadores, que fez um treinamento de facilitador de reuniões. Algumas das técnicas utilizadas por esses maestros corporativos, apesar de óbvias, podem tornar suas conversas em equipe mais produtivas. Confira.

• Os facilitadores usam um termo em francês, mis en place, roubado dos chefs de cozinha. Quer dizer: prepare e selecione todos os ingredientes e utensílios que serão usados na execução da tarefa. “Isso significa, planeje tudo antes do encontro ter início, como horário, duração, assunto e participantes”, diz Humberto Santos, especialista em conduzir reuniões, do Expro Group, fabricante de produtos usados na exploração de petróleo, cuja sede fica no Rio de Janeiro.
• Consulte os participantes, verifique suas necessidades e então estabeleça um tempo fixo, curto, para que cada um exponha suas idéias. Isso força as pessoas a serem objetivas e concisas, e evita a dispersão do grupo.
• Em vez de criticar, dizendo “isso não faz sentido”, prefira questionar, dizendo “gostaria que você esclarecesse essa idéia”.
• Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento.
• Estimule os mais tímidos a expor seu ponto de vista, convidando-os a falar diretamente. E seja firme para controlar o entusiasmo dos mais falantes.
• Em vez de ser negativo, usando o “não”, prefira convencer, questionando “já pensou que podíamos ir por esse outro caminho?”. Dessa forma você mantém o tom propositivo do encontro.
• “Segure o impulso de rebater imediatamente. O facilitador precisa ter paciência para escutar os demais”, diz o consultor Rogério Schettino, de São Paulo, que fez um curso de facilitador para sobreviver às inúmeras reuniões semanais com clientes.
• Por fim, faça um resumo pontuando as idéias expostas e as metas individuais. Envie um e-mail com os tópicos para todos.